על הרופאה חלה חובת סודיות רפואית כחלק מחוק זכויות החולה, וחשיפת המידע הרפואי יכולה להעשות רק בהסכמת הוריו של הילד/ה, למעט מקרי קיצון של מסוכנות או חשד להזנחה המחייבים דיווח בחוק.
הסיכום הרפואי של ילדכם יישאר ברישום אלקטרוני של הרופאה בלבד. מכיוון שהרופאה מטפלת באופן פרטי, הרישום לא יופיע בתיק רפואי של קופת החולים. המידע יועבר לרופא ילדים המטפל רק בהחלטת ההורים ועל ידם. במידה וההורים לא מעבירים את מידע לרופא המטפל בקופת החולים, האבחנות אשר ניתנו לילדכם וטיפול תרופתי אשר קיבל/ה, לא ירשמו בתיק הרפואי. לכן אין חשש שהחומר הרפואי יעבור למסגרות החינוכיות או יירשם בתיק רפואי כלשהו, או ישפיע על עתידו של ילדכם.

בדרך כלל, פסיכיאטר ילדים ונוער הוא הכתובת הנכונה לפנייה במצבים כגון:
לצורך תהליך של אבחון - אם עולה שאלה האם לילדנו בעיה התפתחותית (בעיה אשר מלווה אותו מגיל צעיר) כמו למשל הפרעת קשב וריכוז (ADHD), הפרעה על הרצף האוטיסטי, או בכל מקרה של קשיים רגשיים ו/או התנהגותיים משמעותיים המותירים תחושה שיש צורך בהבנה מדויקת יותר של מקור הקושי וקבלת אבחנה מדוייקת.
כדי לבחון אפשרות להיעזר בטיפול תרופתי - לעיתים ילדים שסובלים מקשיים נפשיים, לדוגמה הפרעת חרדה, הפרעה טורדנית-כפייתית או הפרעת דיכאון, יכולים להיעזר בתרופה שיכולה לשפר משמעותית את מצבם. זה נכון גם במקרים בהם הם מקבלים טיפול רגשי ולמרות הטיפול ממשיכים לסבול ואף מתקשים לתפקד. במצבים כאלה יש מקום לבחון האם תרופה שאותה יכולה לרשום רופאה פסיכיאטרית יכולה לסייע. הרופאה תמשיך ללוות ילדים אשר נוטלים טיפול תרופתי בכל התקופה שבה הם מטופלים תרופתית, אחת לכמה שבועות או חודשים.
הערכת מצבי סיכון - לעיתים ילדים ומתבגרים הנמצאים במצוקה, יבטאו את הקשיים בדרכים מסוכנות - למשל יאיימו לפגוע בעצמם. במקרים כאלה, ההורה, המטפל הרגשי או המסגרת החינוכית יבקשו בדיקה בידי פסיכיאטר ילדים ונוער כדי להעריך האם מדובר במצב מסוכן המחייב התערבות מיידית או שהילד יכול לחזור לשגרת חייו עם טיפול מתאים.
פעמים רבות, בוחרים הורים לפנות ראשית למטפל רגשי – לרוב פסיכולוג, עובד סוציאלי או מטפל בהבעה ויצירה שהתמחה בתחום – והם אלה שממליצים על פנייה לפסיכיאטר, אם הם מתרשמים שקיים בכך צורך. כך שסדר הפנייה – לפסיכיאטר או למטפל רגשי – אינו תמיד עקרוני, בתנאי שבסופו של דבר מותאם לילד הטיפול הכולל המותאם עבורו.

בגמר תהליך האבחון הרופאה לא בהכרח תמליץ על טיפול תרופתי. יתכן והיא תמליץ על שינוי סביבתי (מעבר לכיתת חינוך מיוחד לדוגמה) או טיפול רגשי. במידה והיא תמליץ על טיפול תרופתי, היא תמשיך ללוות את ילדכם בתקופה של נטילת הטיפול התרופתי לפחות או מעבר לכך.

בפגישת אבחון הראשונה הרופאה תמיד תרצה לפגוש את שני ההורים. אם אחד ההורים לא יכול להגיע וההורים גרושים, הורה שלא מגיע נדרש על פי חוק לתת הסכמה כתובה לאבחון פסיכיאטרי של הילד/ה.
הורים גרושים אשר נמצאים ביחסים קונפליקטואליים יכולים לקבוע פגישות הורים נפרדות עם הרופאה עבור כל אחד ולשלם על כל פגישה בנפרד.